Hoe kies je de juiste interim recruiter?

Want je zoekt niet zomaar iemand die vacatures online zet. Je zoekt iemand die jouw organisatie tijdelijk vertegenwoordigt op de arbeidsmarkt. Iemand die kandidaten spreekt, hiring managers scherp houdt en zorgt dat er weer beweging komt.

Dat vraagt om meer dan een mooi cv.

Begin niet bij het cv

Veel organisaties beginnen zo:

“Ken jij nog een goede interim recruiter?”

Logisch. Je wilt snel door. Maar deze vraag komt eigenlijk te vroeg.

De betere vraag is: welk probleem moet deze interim recruiter oplossen?

Want “we hebben een interim recruiter nodig” kan van alles betekenen.

Misschien heb je gewoon extra handen nodig. Iemand die snel kandidaten belt, gesprekken plant en vacatures vult.

Maar misschien zit het probleem dieper. Misschien zijn de intakegesprekken niet scherp genoeg. Misschien duren beslissingen te lang. Misschien weten hiring managers niet goed wat ze zoeken. Of misschien is je verhaal naar kandidaten niet sterk genoeg.

Dat vraagt allemaal om een andere recruiter.

Een goede sourcer, iemand die actief kandidaten zoekt en benadert, is niet automatisch goed in procesverbetering. En iemand die sterk is in employer branding, dus je werkgeversverhaal, is niet altijd de juiste persoon bij acute vacaturedruk.

Maak dus eerst helder wat er aan de hand is.

Stel jezelf een paar simpele vragen:

• Welke vacatures doen nu het meeste pijn?
• Waar loopt het proces vast?
• Hebben we vooral extra capaciteit nodig of ook meer kennis?
• Moet de interim recruiter alleen uitvoeren of ook adviseren?
• Welke hiring managers vragen de meeste aandacht?
• Wat moet er over drie maanden beter zijn?

Als je dat weet, kun je veel scherper kiezen.

Kies iemand die past bij je fase

Niet elke organisatie heeft dezelfde soort interim recruiter nodig.

In een organisatie met een stevige HR-afdeling is vaak vooral tijdelijke slagkracht nodig. Iemand moet snel instappen, het systeem snappen en meters maken.

In een organisatie waar recruitment nog niet goed staat, zoek je iets anders. Dan heb je iemand nodig die ook durft te bouwen. Iemand die kijkt naar intake, vacatureteksten, kandidaatopvolging, rapportage en samenwerking met managers.

Bij een snelgroeiend bedrijf moet een interim recruiter kunnen omgaan met snelheid en verandering. In zorg, bouw, productie of techniek is juist gevoel voor de praktijk belangrijk. Daar werkt een glad praatje meestal niet. Mensen prikken daar zo doorheen.

De juiste interim recruiter past dus niet alleen bij je vacatures. Hij of zij past ook bij de fase van je organisatie.

Je kunt grofweg denken aan vier types.

De doener

Dit is de recruiter die snel schakelt.

Hij belt kandidaten, zet vacatures uit, plant gesprekken en houdt tempo in het proces. Ideaal als je tijdelijk extra capaciteit nodig hebt. Bijvoorbeeld bij ziekte, vertrek of een plotselinge wervingspiek.

Je huurt deze recruiter in als er vooral veel werk ligt dat gewoon gedaan moet worden.

De bouwer

De bouwer kijkt verder dan vandaag.

Deze interim recruiter brengt structuur. Denk aan betere intakegesprekken, duidelijke processtappen, vaste terugkoppelmomenten en betere rapportage.

Deze persoon is handig als recruitment nu te veel op gevoel draait. Of als je merkt dat iedereen druk is, maar niemand precies weet wat het oplevert.

De specialist

Soms heb je iemand nodig die een bepaalde doelgroep goed kent.

Bijvoorbeeld techniek, zorg, finance, IT, onderwijs of managementfuncties. Een specialist weet waar kandidaten zitten, wat hen beweegt en welke boodschap wel of niet werkt.

Dat scheelt veel tijd. Zeker in een krappe arbeidsmarkt.

De adviseur

De adviseur kijkt ook naar de bredere aanpak.

Denk aan arbeidsmarktcommunicatie, employer branding, candidate experience en samenwerking tussen HR en management.

Candidate experience betekent simpel gezegd: hoe kandidaten jouw sollicitatieproces ervaren.

Deze recruiter is handig als je niet alleen vacatures wilt invullen, maar ook je recruitment naar een hoger niveau wilt brengen.

Kijk verder dan jaren ervaring

“Minimaal tien jaar ervaring” klinkt veilig.

Maar jaren zeggen niet alles.

Iemand kan lang recruiter zijn en toch niet passen bij jouw vraag. Andersom kan iemand met minder jaren ervaring precies de energie, marktkennis en aanpak hebben die jij nodig hebt.

Kijk dus vooral naar relevante ervaring.

Heeft de interim recruiter eerder gewerkt in jouw branche? Kent hij of zij de doelgroep? Is er ervaring met corporate recruitment, dus recruitment binnen een organisatie zelf? Of komt iemand vooral uit de bureauwereld?

Dat laatste hoeft trouwens geen probleem te zijn. Bureau-recruiters zijn vaak sterk in zoeken, bellen en verkopen. Maar werken binnen een organisatie vraagt ook iets anders. Je hebt te maken met interne belangen, systemen, managers, besluitvorming en soms een flinke portie geduld.

Vraag daarom niet alleen:

“Hoe lang doe je dit al?”

Vraag liever:

• Welke vergelijkbare opdrachten heb je gedaan?
• Wat was daar het probleem?
• Wat heb jij concreet aangepakt?
• Welke vacatures heb je ingevuld?
• Hoe kreeg je hiring managers mee?
• Wat deed je toen het proces vastliep?

Dan hoor je veel beter wat iemand kan.

Let op de klik met hiring managers

Een interim recruiter werkt niet alleen voor HR.

Hij werkt ook met hiring managers. En daar wordt vaak het verschil gemaakt.

Een manager wil snel goede kandidaten zien. HR wil een zorgvuldig proces. De kandidaat wil duidelijkheid. De recruiter zit daar precies tussenin.

Dat vraagt om tact.

Een goede interim recruiter durft een hiring manager aan te spreken. Bijvoorbeeld als de functie-eisen niet realistisch zijn. Of als een manager te traag reageert. Of als de vacaturetekst niet klopt met het echte werk.

Maar dat moet wel op een manier die werkt.

Te hard duwen zorgt voor weerstand. Te veel meebewegen zorgt voor vertraging.

Je zoekt dus iemand met ruggengraat én gevoel.

Let in een gesprek goed op hoe de recruiter over managers praat. Klinkt dat mopperig? Dan is dat een signaal. Klinkt het eerlijk, praktisch en oplossingsgericht? Dan zit je vaak beter.

Recruitment is mensenwerk. Ook binnen je eigen organisatie.

Vraag naar de eerste twee weken

Een goede interim recruiter kan snel uitleggen hoe hij of zij start.

Niet vaag. Niet met alleen: “Ik ga eerst kennismaken.”

Kennismaken is prima. Maar meestal huur je een interim recruiter in omdat er iets moet gebeuren. Dan wil je iemand die snel overzicht krijgt en in actie komt.

Vraag daarom gewoon:

“Wat doe jij in de eerste tien werkdagen?”

Een sterk antwoord klinkt ongeveer zo:

• ik spreek HR en de belangrijkste hiring managers;
• ik bekijk de openstaande vacatures;
• ik check de vacatureteksten;
• ik kijk naar lopende kandidaten;
• ik beoordeel de gebruikte wervingskanalen;
• ik maak afspraken over prioriteiten;
• ik zet een eenvoudige rapportage neer;
• ik geef snel terug waar de grootste knelpunten zitten.

Zo iemand brengt rust én beweging.

En dat is precies waarom je een interim recruiter inhuurt.

Kijk naar tarief, maar vooral naar waarde

Natuurlijk speelt het uurtarief mee.

Een interim recruiter kost geld. Het tarief hangt af van ervaring, beschikbaarheid, specialisme en de duur van de opdracht.

Maar goedkoop is niet altijd slim.

Een goedkope recruiter die weinig resultaat boekt, is uiteindelijk duur. Een duurdere recruiter die snel overzicht brengt, managers meekrijgt en vacatures invult, kan juist veel opleveren.

Kijk daarom niet alleen naar de prijs. Kijk naar de waarde.

Wat levert het op als vacatures sneller worden ingevuld? Wat scheelt het als managers minder tijd kwijt zijn aan gedoe? Wat doet het met je organisatie als kandidaten netjes en snel worden opgevolgd?

Een goede interim recruiter verdient zich niet alleen terug in nieuwe medewerkers. Ook in rust, grip en een beter proces.

Maak wel duidelijke afspraken.

Denk aan:

• uurtarief;
• aantal uren per week;
• startdatum;
• verwachte duur;
• opzegtermijn;
• reiskosten;
• thuiswerken of op locatie;
• beschikbaarheid;
• eventuele bemiddelingskosten.

Helder aan de voorkant voorkomt gedoe achteraf.

Pas op voor de recruiter die alles kan

Een goede recruiter kan vaak veel.

Maar niemand kan alles.

Wees dus alert als iemand overal even sterk in zegt te zijn. Sourcing, employer branding, arbeidsmarktcommunicatie, onboarding, direct search, campus recruitment, procesverbetering, ATS-inrichting en strategisch advies?

Dat klinkt indrukwekkend. Maar meestal heeft iemand gewoon een paar echte sterke kanten.

En dat is prima.

Sterker nog: dat is juist prettig. Dan weet je waarvoor je iemand wel en niet moet inzetten.

Vraag daarom:

“Voor welke opdrachten moeten we jou vooral bellen? En voor welke minder?”

Een goede interim recruiter kan daar eerlijk op antwoorden.

Dat zegt veel over professionaliteit.

Let op communicatie

Een interim recruiter is vaak het eerste echte contact tussen kandidaat en organisatie.

Dan wil je iemand die helder, netjes en menselijk communiceert.

Niet te stijf. Niet te populair. Gewoon professioneel en prettig.

Let daarom al tijdens het selectieproces op de communicatie.

Reageert iemand snel? Stelt iemand goede vragen? Komt iemand voorbereid over? Is de toon passend? Wordt er geluisterd?

Hoe iemand met jou communiceert, zegt vaak iets over hoe hij straks met kandidaten communiceert.

En dat is belangrijk.

Want kandidaten haken sneller af dan je denkt. Niet altijd door het salaris. Vaak door traagheid, onduidelijkheid of een rommelig proces.

De juiste interim recruiter bewaakt tempo. Zonder slordig te worden.

Maak resultaat bespreekbaar

Een interim recruiter kan veel. Maar niet alles.

Als het salaris niet past bij de markt, de functie-eisen te hoog zijn of managers niet reageren, dan wordt het lastig. Ook voor een goede recruiter.

Maak daarom vooraf duidelijk wat je verwacht. En wat de recruiter nodig heeft om resultaat te halen.

Zeg niet alleen:

“Vul deze vacatures in.”

Maak het concreter.

Bijvoorbeeld:

• welke vacatures hebben prioriteit;
• hoeveel kandidaten moeten er actief benaderd worden;
• hoe snel reageren managers op kandidaten;
• hoe vaak is er overleg;
• welke rapportage wil je zien;
• wie neemt welke beslissing;
• wanneer sturen we bij?

Zo wordt recruitment geen eenmansactie, maar een gezamenlijke opdracht.

Dat werkt beter.

Een interim recruiter kan tempo maken. Maar HR en management moeten wel meedoen.

Vraag om voorbeelden

Iedereen kan zeggen dat hij proactief is.

Of resultaatgericht.

Of verbindend.

Maar daar heb je niet zoveel aan. Vraag liever naar echte voorbeelden.

Bijvoorbeeld:

• Vertel eens over een opdracht waar veel druk op stond.
• Hoe kreeg je daar beweging in?
• Wat deed je toen managers niet reageerden?
• Hoe heb je een lastig profiel toch ingevuld?
• Wat deed je toen kandidaten afhaakten?
• Waar ben je minder trots op en wat heb je daarvan geleerd?

Dan hoor je hoe iemand echt werkt.

Let op concrete antwoorden. Een goede recruiter noemt situaties, keuzes en resultaten.

Geen mist. Gewoon duidelijk.

Vergeet de cultuur niet

Een interim recruiter hoeft niet precies op je organisatie te lijken.

Graag niet zelfs. Een frisse blik is juist handig.

Maar iemand moet wel kunnen landen.

In een informele mkb-organisatie werkt een zware corporate stijl soms niet. In een grote organisatie met veel lagen kan een vrije pionier juist vastlopen.

Kijk dus naar stijl.

Past deze persoon bij hoe jullie werken? Kan hij omgaan met jullie tempo? Met jullie manier van besluiten? Met jullie managers?

Dat voel je vaak al snel.

Krijg je een standaardverhaal? Of stelt iemand goede vragen over jouw situatie?

Dat verschil is belangrijk.

Kies niet de snelste, maar de juiste

Bij interim recruitment speelt snelheid altijd mee.

Dat snap ik goed. Als er vacatures openstaan, wil je door. En als HR onder druk staat, voelt elke week wachten te lang.

Toch is beschikbaarheid niet genoeg.

De vraag is niet alleen:

“Kun je maandag beginnen?”

De betere vraag is:

“Kun je maandag beginnen én ben jij de juiste persoon voor dit probleem?”

Daar zit het verschil.

De juiste interim recruiter brengt snel overzicht. Stelt scherpe vragen. Pakt aan. Houdt managers in beweging. Communiceert goed met kandidaten. En is eerlijk over wat wel en niet werkt.

Zo wordt een interim recruiter geen noodverband, maar een slimme tijdelijke versterking.

Een korte checklist

Wil je snel toetsen of je goed zit? Gebruik dan deze checklist.

Een passende interim recruiter:

• begrijpt jouw echte recruitmentvraag;
• heeft ervaring met vergelijkbare opdrachten;
• past bij de fase van je organisatie;
• kan goed schakelen met HR en hiring managers;
• communiceert helder met kandidaten;
• werkt gestructureerd;
• durft kritisch te zijn;
• is eerlijk over sterke en minder sterke kanten;
• maakt duidelijke afspraken;
• brengt rust én tempo.

Kun je op de meeste punten “ja” zeggen? Dan zit je waarschijnlijk goed.

Rust en snelheid

Recruiter inhuren geeft je rust en snelheid voor als je een interim recruiter nodig hebt. Ronald Kloens is meer dan 20 jaar actief als recruiter. Hij biedt je binnen 48 uur drie passende freelancers aan. Dat scheelt je een hoop gedoe. Het kost jouw organisatie niets. Ronald (Recruiter inhuren) factureert rechtstreeks aan de freelancer. Jij sluit een opdrachtovereenkomst met de freelancer af. Lekker eenvoudig!