Veel werkgevers denken dat een goede candidate experience vraagt om dure software, een groot recruitmentbureau of een uitgebreid employer branding-traject. Onzin. Een fijne sollicitatie-ervaring draait om aandacht, en aandacht staat op geen enkele factuur.
Wat is candidate experience eigenlijk?
Even kort, voor de duidelijkheid. De candidate experience is de ervaring van de kandidaat vanaf het moment dat hij of zij zich orienteert op een nieuwe baan tot het moment van indiensttreding. Alles wat de sollicitant tussendoor ziet, hoort en voelt telt mee. De vacaturetekst, de snelheid van je reactie, het gesprek, de afwijzing. Daarna begint de employee experience, maar dat is een verhaal apart.
In een krappe arbeidsmarkt is die ervaring belangrijker dan ooit. Een goede kandidaat heeft vaak vijf sollicitaties tegelijk lopen. Wie het langzaamst en het koelst reageert, valt als eerste af. En het mooie is: juist de kleine, goedkope gebaren maken hier het verschil.
Hieronder vijf voorbeelden uit de praktijk. Geen ervan kost veel geld. Wel een beetje moeite, en dat is precies waarom ze opvallen.
1. Bel terug als een mens, niet als een systeem
De meeste sollicitanten krijgen na hun sollicitatie een automatische mail uit het applicant tracking system. “Bedankt voor je sollicitatie, we nemen binnen tien werkdagen contact op.” Correct, maar koud. En tegen die tijd is je kandidaat alweer drie gesprekken verder bij de concurrent.
Pak in plaats daarvan de telefoon. Het liefst nog op de dag van de sollicitatie, anders binnen twee werkdagen. Bedank de kandidaat, stel een paar vragen en vertel wat de volgende stap is. Dit kost je tien minuten en een telefoontje, verder niets.
Hier ligt trouwens ook een taak richting je hiring managers. Zij willen graag snel iemand, maar laten sollicitatiegesprekken soms wekenlang liggen. Maak er binnen je organisatie prioriteit van. Snelheid is in recruitment bijna gratis, en toch onderscheidt het je van bijna iedereen.
2. Welkom op naam
Een kandidaat komt voor een gesprek. Hij meldt zich bij de balie, en de receptionist zoekt fronsend in de agenda. Niet bepaald een warm welkom.
Het kan ook anders, en het kost niets. Zorg dat de balie weet wie er komt. “Welkom Sanne, fijn dat je er bent, je wordt verwacht.” Heb je een eigen parkeerterrein? Reserveer dan een plek met haar naam op een bordje. Een vel papier en een printer, meer heb je niet nodig.
Dat soort details vertellen de kandidaat iets belangrijks: je hebt aan me gedacht voordat ik binnenkwam. Precies dat gevoel wil je oproepen. Want een sollicitant beoordeelt jou net zo goed als jij hem. De manier waarop je iemand ontvangt, zegt alles over hoe je met je mensen omgaat.
3. Een kaartje in de bus en een cadeautje mee naar huis
Dit voorbeeld bedacht ik destijds zelf. Toen ik als interim recruiter voor het Leger des Heils Zuidoost werkte, zocht ik naar iets eenvoudigs dat het verschil zou maken. Zo kwam ik hierop: iedereen die op gesprek kwam, kreeg een persoonlijk kaartje in de brievenbus. Niet de standaard uitnodigingsmail met plaats en tijd, maar een echt kaartje van de toekomstige gesprekspartner. Met een warme tekst: “Ik kijk ernaar uit je te spreken.” Via Kaartje2go zo geregeld, voor een paar euro. En wie vindt er nou geen post leuk?
Maar ik ging verder. Elke kandidaat liet ik na het gesprek naar huis gaan met een paar sokken van Let’s do Goods. Die sokken zijn ontworpen door mensen uit de doelgroep van het Leger des Heils, en voor elk paar dat je koopt gaat er een paar naar iemand die dakloos is. Verpakt in cadeaupapier, mee naar huis. Of de kandidaat nu werd aangenomen of niet.
Het mooie zit hem in de boodschap: ik doe iets aardigs voor je, los van de uitkomst. Zo raak je het hart van je kandidaat. En het past meteen bij waar de organisatie voor staat. Zoek dus een attentie die bij jouw bedrijf hoort, en houd het klein. Het gebaar telt, niet het prijskaartje.
4. Laat de kandidaat de werkvloer proeven
Een sollicitatiegesprek aan een vergadertafel met twee mensen tegenover je is best spannend. En je leert er eigenlijk weinig van hoe het écht is om er te werken.
Draai het eens om. Laat een kandidaat een uurtje meelopen met het team. Of doe het gesprek wandelend door het gebouw of een blok om buiten. Dat praat losser, en de kandidaat ziet meteen de sfeer, de collega’s en de werkplek. Geen kosten, alleen een ander idee over hoe een gesprek eruitziet.
Een variant: laat de kandidaat kiezen. Liever op kantoor of liever een videogesprek? Liever ’s ochtends of na werktijd? Door die keuze te geven, neem je een drempel weg. Zeker voor mensen die nu al een baan hebben en lastig vrij kunnen vragen. Je laat zien dat je meedenkt, nog voordat iemand bij je in dienst is.
5. Wijs eerlijk af, en geef er iets bruikbaars bij
De meeste afwijzingen zijn slap. “Helaas gaan we verder met andere kandidaten, we wensen je veel succes.” De kandidaat blijft achter met niets.
Toch is dit hét moment om indruk te maken. Bel de afgewezen kandidaat en vertel eerlijk waarom het niet is geworden. Dat vraagt iets meer moed dan een standaardmailtje, maar het levert je veel op. Geef er een tip bij: misschien past de kandidaat beter op een ander soort functie, of kun je iets zeggen over zijn cv of zijn presentatie tijdens het gesprek.
Onthoud: een afgewezen kandidaat praat met anderen, en solliciteert later misschien opnieuw. Geef je iemand een eerlijke, persoonlijke afwijzing, dan is de kans veel groter dat hij terugkomt of jouw organisatie bij anderen aanbeveelt. Zo bouw je aan een talentpool én aan je reputatie als werkgever, zonder dat het je een cent kost.
En nu?
Zie je de rode draad? Geen van deze vijf voorbeelden vraagt om een groot budget. Ze vragen om aandacht, snelheid en de bereidheid om net dat stapje extra te zetten. Precies daar valt nog zoveel te winnen, want de meeste werkgevers doen het niet.
En soms heb je gewoon even iemand nodig die dit voor je oppakt.
Rust en snelheid
Recruiter inhuren geeft je rust en snelheid voor als je een interim recruiter nodig hebt. Ronald Kloens is meer dan 20 jaar actief als recruiter. Hij biedt je binnen 28 uur drie passende freelancers aan. Dat scheelt je een hoop gedoe. Het kost jouw organisatie niets. Ronald (Recruiter inhuren) factureert rechtstreeks aan de freelancer. Jij sluit een opdrachtovereenkomst met de freelancer af. Lekker eenvoudig!
